How to Write a Formal Email in Spanish | Teresa Buendia

How to Write a Formal Email in Spanish

¿Quieres aprender a escribir un correo electrónico formal en español? Do you want to learn how to write a professional email in Spanish? 

Escribir un correo electrónico formal en español normalmente requiere tiempo y reflexión ya que se necesitan considerar varios elementos.

Writing a professional email in Spanish usually requires time and reflection as several elements need to be considered.

Los correos electrónicos formales normalmente son enviados a alguien que no conoces o que está en una posición de autoridad; por ejemplo gerentes, profesores, personas públicas, compañías o personas con las que quieras hacer negocios. Para ello se requiere seguir unas pautas sencillas:

Formal emails are usually sent to someone you do not know or who is in a position of authority; for example, managers, professors, public persons, companies or people with whom you want to do business. For this, it is necessary to follow some simple guidelines:

Mantén el mensaje claro, corto y directo y sigue las expectativas de estilo y formato. 

Keep the message clear, short and direct and follow the expectations of style and format.

Utiliza un lenguaje formal. Debido a que los correos electrónicos formales se escriben para contextos profesionales, querrás dar una buena impresión. Usa oraciones completas y frases corteses. Evita cosas como: coloquialismos, contracciones innecesarias, emoticonos, bromas…

Use a formal language Because formal emails are written for professional contexts, you’ll want to make a good impression. Use complete sentences and polite phrases. Avoid things like colloquialisms, unnecessary contractions, emoticons, jokes …

Cuida la estructura del correo electrónico formal, ésta debe estar muy bien definida.

Take care of the formal email structure, it must be very well structured.

Veamos las partes que consta un correo electrónico formal:

A formal email consists of the following parts:

1.-Asunto: Subject:

El asunto es lo primero que se verá en la bandeja de entrada del correo electrónico, por eso debe ser siempre directo, detallado pero muy breve.  

The subject is the first thing that you will be seen in the inbox, so it must always be direct, detailed but very brief.

Ej.: Asunto: Reunión del 7 de julio / Vacante de Jefe de Tráfico

2.-Lugar: Place:

Seguidamente, es conveniente escribir el nombre de la ciudad y comunidad donde estás trabajando. 

Next, it is convenient to write the name of the city and autonomous region where you are working.

Ej.: Alaquás, Comunidad Valenciana

3.-Destinario: Recipient:

Va dirigido a la persona a quien se envía el correo. 

It is addressed to the person to whom the mail is sent.

En primer lugar, debemos de tener en cuenta las fórmulas de cortesía. A nivel formal, profesional e incluso comercial puedes utilizar las siguientes:

First of all, we must take into account the courtesy formulas. At a formal, professional and even commercial level, you can use the following:

Señor/a + 1º apellido (o los dos apellidos)   Sr. Buendía / Sra. Domínguez / Sr. Buendía Domínguez

Mr/s + 1st surname (or both surnames)

Don/Doña + nombre   D. Joaquín / Doña María

Mr/s + name 

Señor/a Don/Doña + nombre + apellido  Sr. D. Jose Buendía / Sra. Dª Ana Buendía

Sr. D. name + surname

Empresa + nombre oficial   Transportes Joaquín Buendía S.L

Company + Oficial Name

Estos son algunos ejemplos: 

  • Muy señor / señora mío/a …  Muy Sr. mío / Muy Sra. mía …

Dear Mr /Mrs

  • Estimado/a señor/a …  Estimado Sr. Joaquín Buendía / Estimada Sra. Ana Buendía

Dear Mr /Mrs

  • Estimado/a … Estimado/a Director/a de Recursos Humanos /Estimado/a cliente/a 

Dear Director of Human Resourcers / Dear client

  • Distinguido/a señor/a  Distinguido Sr. Rodríguez / Distinguida Sra. 

Distinguish Mr/s

  • Apreciado/a señor/aApreciado Sr. García Márquez

 Dear Mr/s

  • A quien corresponda (cuando no sabes a quién dirigirte) 

To whom it may concern  (when you do not know who to address)

4.-Cuerpo del correo: (Utiliza párrafos cortos) 

 Mail body: (Use short paragraphs)

Introducción    Introduction

  1. Presentación:   Introduce yourself
  • Me llamo (tu nombre) / Mi nombre es … 

My name is / This is ….

  • Le escribo porque…     

I write to you because…

  • Me dirijo a usted / ustedes para …. 

I am writing to you …   

  • Me pongo en contacto con usted / ustedes porque … 

I get in touch with you…

2.Motivo:   Reason

  • El motivo por el cual redacto este mensaje es porque…    

The reason why I write this message is because …

  • La razón por la cual le escribo este mensaje es porque…   

The reason why I am writing this message is because …

  • En referencia a su anuncio, le escribo este mensaje… 

  In reference to your advert, I am writing this message …

3.-Cierre:   Closing

  • Agradeciéndole de antemano su atención…

Thank you in advance for your attention …

  • En espera de sus noticias…

Looking forward to hearing from you…

  • Sin otro particular, quedo a la espera… 

Without another particular, I am waiting …

  • Sin más por el momento, le agradezco de antemano…  

Without further ado, I thank you in advance …

5.-Despedida:  Farewell

  • Le saluda atentamente,     

Yours sincerely,

  • Reciba un cordial saludo,    

Kind regards,

  • Atentamente,  

Sincerely,

  • Respetuosamente,   

Respectfully,

  • Gracias por su confianza, 

 Thank you for your confidence,

  • Saludos, 

Regards

 

6.-Firma:  Signature

Tu nombre y apellido(s) 

Name and surname(s)

 

 

Si quieres bajarte el resumen en formato PDF, puedes hacerlo aquí

You can download the summary of this article in  PDF format here

Espero que te haya ayudado a resolver tus dudas.

I hope it helped you solve your doubts.

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Un abrazo enorme,

Teresa

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